1- Le comité procède à un examen sommaire de la dénonciation et dispose d’un délai de 15 jours pour prendre une décision sur sa recevabilité.
Si la dénonciation est jugée non-recevable, le comité informe par écrit le dénonciateur et le membre visé de cette décision.
2- Si la dénonciation est jugée recevable, le comité informe par écrit le dénonciateur et le membre visé de cette décision.
3- Le comité entreprend une enquête sans délai et dispose d’un délai de 30 jours pour rendre ses conclusions. Cette enquête doit être conduite en toute confidentialité et avec diligence, en plus de permettre au membre visé de présenter ses observations écrites après avoir été informé du comportement reproché.
Si l’enquête mène à une absence de contravention, le comité informe par écrit le dénonciateur et le membre visé de cette décision.
4- Si l’enquête mène à une contravention, le comité transmet sans délai un rapport au membre visé et à la secrétaire générale qui le transmet à son tour au Conseil d’administration pour son dépôt à la séance suivante.
Le contenu du rapport inclut les motifs au soutien des conclusions (sanctions possibles) et les motifs au soutien des recommandations. Il est émis selon les meilleures pratiques en matière de confidentialité des renseignements personnels et de protection de l’identité du dénonciateur.
5- Lors de la séance qui suit celle à laquelle le rapport est déposé, le Conseil d’administration vote sur le rapport. Le membre visé peut présenter ses observations écrites et être entendu sur les faits au soutien de ses prétentions, mais ne peut participer aux délibérations ni au vote.
6- Le Bureau du secrétariat général informe sans délai et par écrit le membre visé de la décision du Conseil d’administration.